Desde esta semana se comienza a implementar un nuevo sistema de control de asistencias en todas las cátedras de las carreras que se dictan en nuestra Facultad Regional San Francisco, ideado y diseñado entre la Secretaría Académica y la Subsecretaría de Tecnologías de Información y Comunicación de nuestra casa de altos estudios.

Se trata de un sistema que, mediante el uso de un software online, permite que cada estudiante pueda autogestionar sus asistencias a cada asignatura. Esto reemplazará la toma de asistencia que llevaba adelante el personal nodocente. Desde ahora, el docente de cada cátedra debe habilitar el sistema dentro del horario en que dicta su asignatura, y los estudiantes deben ingresar al sistema y dar el presente de manera online desde su dispositivo móvil.

Cómo surge esta propuesta

El Secretario Académico, Ingeniero Juan Calloni, explicó que esta iniciativa surge ante la necesidad de optimizar la toma de asistencia en las clases que se dictan en la Facultad. “La ordenanza 1549, que reglamenta las asistencias, entre otras cosas, establece que los estudiantes deben tener un 75% de asistencia a las cátedras. Desde que iniciamos la gestión, en 2014, y hasta 2017 aproximadamente, se realizaba con planillas de papel, aula por aula, a cargo de personal nodocente de la Dirección Académica, que debía realizar esta actividad en un rango horario importante de cada jornada”, señaló Calloni.

“Entre 2016 y 2017 -agregó- se implementó el uso de tablets para esta actividad, aunque el personal nodocente debía ir aula por aula a tomar asistencia, en un horario que es muy extenso, ya que son alrededor de 12 horas o más en cada día, porque arrancamos a las 8 de la mañana la actividad académica hasta las 23.30”.

El Secretario Académico destacó que esa tarea tenía sus complicaciones y requería una logística particular, aunque nunca se dejó de hacer ni de dar respuesta a los requerimientos e inconvenientes que iban surgiendo. “Hasta que surgió la idea de optimizar esta tarea, avanzar en la automatización, y generar estrategias para mejorar este proceso que llevaba mucho tiempo”, dijo Calloni.

“A partir de ahí empezamos a tirar algunas ideas, nos reunimos con el personal de la Subsecretaría TIC, y comenzamos a delinear una idea de cómo generar una automatización sin depender de que haya alguien que vaya a tomar asistencia, un tercero, y pensar en esta idea más colaborativa de las herramientas que hay en la actualidad, donde se comparte la responsabilidad”, agregó.

Cómo funciona el nuevo sistema

Martín Ponce, de TIC de nuestra UTN San Francisco, señaló que “el funcionamiento de la herramienta es bastante sencillo. El docente es el encargado de habilitar la materia en el sistema, que le va a permitir solamente habilitar la materia que dicta en ese momento, en ese día y en ese horario, es exacto, es decir que si la cátedra es a las 18, y hasta las 20, por ejemplo, no la puede habilitar fuera de ese horario. Una vez que el docente habilita la cátedra en el software de asistencia, desde ese momento los estudiantes pueden ingresar al sistema y dar el presente”.

“Es una plataforma que utiliza el número de legajo y contraseña, que es el mismo que usan los estudiantes en el SISACAD, al que todos tienen acceso. Es el mismo logueo, para que ingresen, una pantalla les muestra la materia que tienen en esa hora, en esa fecha, y aparece un botón para registrar la asistencia. No es más que eso. Es un sistema multiplataforma, lo pueden usar desde una tablet, notebook, PC, celular”, detalló Ponce.

También hizo hincapié en los mecanismos de seguridad que le dan más transparencia y precisión al sistema: “Para dar el presente tienen que estar dentro del establecimiento, o sea, la conectividad para dar el presente tiene que ser dentro de la Facultad, con la conectividad de la Facultad. Y además, un dispositivo puede dar solamente la asistencia de un estudiante o legajo”.

Esto permite además que los estudiantes “puedan acceder a información que antes no tenían directamente como sus presentes a las cátedras, su asistencia, y el docente puede ver, por ejemplo, cuáles son los estudiantes que tuvo en cada clase. Este sistema mejoró además los tiempos en el proceso de los datos, porque antes se tomaba asistencia con una tablet, luego había que descargar los datos y sincronizarlos”, dijo Ponce.

Optimización de los recursos

La Técnica Analía Armando, Directora Académica, destacó por su parte que el sistema que se venía utilizando “además del tiempo que nos insumía a nosotros como área, es el tiempo también que le quitaba al docente cuando se iba a tomar asistencia al aula, porque implicaba nombrar uno por uno a cada estudiante en medio de una clase”.

“Asimismo, con este sistema en todas las aulas, y en el escritorio del docente, va a haber un código QR, para que desde allí puedan ingresar y dar el presente, además de poder acceder desde la web de la Facultad, en el acceso a ‘Mi UTN’”, resaltó la Directora.

La Subsecretaria de TIC, Ingeniera Carolina Apendino, destacó el rol del área y de las personas que allí se desempeñan: “Siempre están aportando a dar respuesta a las necesidades de las demás áreas. Esto es algo con lo que se viene trabajando desde hace un tiempo, porque si bien es algo que aparece como sencillo para los usuarios, requirió de mucha dedicación, habilidad y profesionalismo para hacerlo realidad en un tiempo acotado. Hace un par de meses se hizo una primera versión, una prueba piloto, se implementaron algunas mejoras, y hoy ya está listo para ser utilizado”.

Más adelante, tanto Apendino como Calloni coincidieron en la oportunidad que brinda este sistema de trabajar con los datos obtenidos, “implementado inteligencia artificial para analizar por ejemplo el volumen de estudiantes en cada asignatura, entre otras cosas, vamos a tener mucha más información. Eso va a dar una métrica distinta a la que teníamos, para evaluar y analizar diferentes variables”.

También destacaron en que se trata de un sistema novedoso e innovador dentro del ámbito de la UTN, y que se adapta tanto a las necesidades presentes como a los posibles cambios que en el futuro se puedan implementar en el régimen de asistencia y presencialidad de los estudiantes de nuestra Universidad.

Asimismo, el sistema permite adaptarse y dar respuesta en los casos en que las clases se dicten en la modalidad híbrida o sincrónicas. “En ese caso, desde la Oficina de Estudiantes, habilitamos la materia para que los chicos puedan dar el presente. Generalmente se dan casos en que el docente está de manera virtual y los alumnos están presenciales aquí en la Facultad. Pero hay varios casos, donde también está previsto la implementación de este nuevo sistema”, comentaron finalmente.